Zásady ochrany osobních údajů služby WorkDrop

Verze 1.0 | Účinnost od: 14. 8. 2026

Tyto zásady popisují, jak společnost WORKOHOLIX s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti se službou WorkDrop (workdrop.cz) v roli správce. Zpracování osobních údajů obsažených v souborech firemních zákazníků upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (Příloha č. 1 Všeobecných obchodních podmínek).

Z.1. Správce

Správcem osobních údajů je WORKOHOLIX s.r.o., IČO: 043 04 489, Sokolská 1095, Kolín II, 280 02 Kolín, e-mail: workdrop@workoholix.cz.

Z.2. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho

a) Účet a smlouva – jméno, e-mail, název firmy, IČO/DIČ, fakturační údaje, historie tarifů. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Doba: po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím skončení (promlčecí lhůty).

b) Fakturace a účetnictví – daňové doklady a související údaje. Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; zákon o DPH, zákon o účetnictví). Doba: 10 let od konce zdaňovacího období.

c) Provozní a bezpečnostní logy – IP adresa, čas přístupu, typ prohlížeče, záznamy o nahrání a stažení souborů (včetně sledování doručení na úrovni příjemců). Právní základ: oprávněný zájem na zabezpečení Služby a prokazování doručení (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba: 12 měsíců, poté jsou IP adresy a údaje o prohlížeči anonymizovány; záznamy o doručení a stažení uchováváme po dobu existence příslušného přenosu.

d) E-mailové adresy příjemců a odesílatelů (Hostů) – zpracováváme je pro odeslání notifikace o zásilce a evidenci doručení. Právní základ: plnění smlouvy s Uživatelem, resp. oprávněný zájem. Doba: po dobu existence příslušného přenosu.

e) Obchodní sdělení – e-mail Uživatele pro zasílání novinek o Službě. Právní základ: oprávněný zájem u stávajících zákazníků (§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.), jinak souhlas. Odhlášení je možné v každém e-mailu. Doba: do odhlášení či odvolání souhlasu.

f) Podpora – obsah komunikace s podporou. Právní základ: plnění smlouvy / oprávněný zájem. Doba: 2 roky od vyřízení.

Obsah nahrávaných souborů pro vlastní účely nezpracováváme; v roli zpracovatele se řídíme Přílohou č. 1.

Z.3. Příjemci údajů

Poskytovatelé infrastruktury a služeb uvedení v seznamu subzpracovatelů ve Smlouvě o zpracování osobních údajů: Hetzner Online GmbH (Německo – infrastruktura a úložiště souborů), Postmark / ActiveCampaign, LLC (USA – odesílání e-mailových notifikací, certifikace EU–U.S. Data Privacy Framework), platební brána (bude doplněna před spuštěním online plateb), dále externí účetní kancelář Poskytovatele a v zákonem stanovených případech orgány veřejné moci. Soubory a jejich obsah nepředáváme mimo EU; mimo EU jsou předávány pouze údaje nezbytné pro odeslání e-mailových notifikací, a to s vhodnými zárukami dle kap. V GDPR.

Z.4. Cookies

Web Služby používá technické cookies nezbytné pro provoz (přihlášení, bezpečnost) a – pouze s vaším souhlasem – analytické cookies. Podrobnosti a nastavení jsou dostupné v cookie liště webu.

Z.5. Vaše práva

Máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas. Žádosti vyřizujeme na workdrop@workoholix.cz do jednoho měsíce. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Z.6. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.